QUẢN LÝ TÀI CHÍNH FARMSTAY NHỎ: CHI PHÍ CỐ ĐỊNH VÀ BIẾN PHÍ
MỞ BÀI
Tôi đã đi thực địa ở Hà Giang, Bắc Kạn, Tuyên Quang mười lăm năm qua. Khoảng năm năm trở lại đây, tôi thấy farmstay mọc lên như nấm mưa ở các xã vùng núi. Nhưng cái sâu cùi là nhiều chủ họ chẳng biết tiền đi đâu. Thu được từ du khách hay không vào được, nhưng chi phí cứ chảy ra như nước rò mái nhà trong mùa mưa. Họ chỉ tính lại vào cuối mùa, lúc đó đã quá muộn. Một số đã phải dồn tiền sản xuất nông nghiệp để bơm vào farmstay. Đó là bài toán lớn, nhất là với những chủ farmstay nhỏ — dưới 10 phòng — ở vùng Đông Bắc với thu nhập gốc rất khiêm tốn. Phân biệt rõ chi phí cố định và biến phí không phải là thao tác kế toán khô khan. Đó là sự tồn tại hay đi dưới của mô hình du lịch nông nghiệp bạn đang xây.
BỐI CẢNH VÀ SỐ LIỆU
Vùng Đông Bắc Việt Nam bao gồm các tỉnh Hà Giang, Cao Bằng, Bắc Kạn, Tuyên Quang, Yên Bái. Đây là vùng đồi núi với độ cao từ 300 đến hơn 2.000 mét, dân tộc thiểu số chiếm từ 60 đến 90 phần trăm tùy từng tỉnh. Các tỉnh này gồm có Tày, Mông, Dao, H'Mông, Nùng và các dân tộc khác. Họ nông thôn chủ yếu sống bằng lúa, ngô, khoai lang, khoai tây và trồng rau màu theo mùa.
Thu nhập bình quân của hộ nông thôn vùng này theo Tổng cục Thống kê Việt Nam năm 2022-2023 khoảng 20-25 triệu đồng mỗi năm (tương đương 840-1050 đô la Mỹ), với biến động lớn theo tỉnh và địa hình. Tỷ lệ hộ nghèo hiện nay khoảng 8-12 phần trăm theo số liệu GSO mới nhất, giảm đáng kể so với những năm trước. Nông nghiệp theo mùa vụ: lúa xuân từ tháng hai đến tháng năm, lúa hè từ tháng sáu đến tháng chín. Mùa du lịch cao điểm là tháng chín đến tháng mười một — đúng vào mùa thu hoạch, khi ruộng vàng, khi nông dân hối hả. Tuy nhiên, tháng tư đến tháng năm (mùa xuân) cũng mang lại khách du lịch khá trong các tỉnh phía bắc như Hà Giang. Các tỉnh khác như Bắc Kạn và Tuyên Quang có mùa cao điểm riêng tùy theo điểm du lịch tiêu biểu.
Từ năm 2015 trở lại đây, farmstay nhỏ xuất hiện ở những xã này như một cơ hội thêm thu nhập. Khách du lịch muốn trải nghiệm sống ở nông thôn, ăn cơm nhà, chạy chân trên ruộng. Chủ farmstay thấy cơ hội: dùng nhà cũ hoặc xây thêm vài phòng, bố trí khách qua đêm, phục vụ ăn uống, tổ chức hoạt động. Vốn ban đầu không cao, lao động là gia đình. Nhìn bề ngoài, mô hình này như là "tiền dễ kiếm". Nhưng thực tế tài chính lại phức tạp hơn mong đợi. Giá phòng ở các farmstay vùng Bắc Kạn và Tuyên Quang phổ biến từ 800.000 đến 1.5 triệu đồng một đêm, trong khi những farmstay gần thị phố Hà Giang hoặc có tiêu chuẩn cao hơn có thể đạt 2 đến 3 triệu đồng. Những con số này ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc lợi nhuận của từng mô hình kinh doanh.
PHÂN TÍCH SÂU
Tôi phải giải thích rõ tại sao phân biệt chi phí cố định và biến phí lại quan trọng với farmstay nhỏ. Chi phí cố định là những khoản tiền bạn phải trả hàng tháng, hàng năm, dù phòng có khách hay không: tiền điện cơ bản, tiền nước, tiền bảo trì nhà cửa, tiền bảo hiểm, lương nhân viên cơ bản (nếu có). Chi phí biến phí là những khoản thay đổi theo lượng khách: thức ăn, điện nước tăng thêm, đóng gói, vệ sinh thêm, xăng dầu đi chở khách. Ngoài ra, cần tính đến chi phí trung gian từ các nền tảng đặt phòng như Booking.com, Agoda với hoa hồng 15-20 phần trăm doanh thu, là chi phí biến phí nhưng thường bị bỏ sót. Chi phí này ảnh hưởng đáng kể: nếu doanh thu brutto là 50 triệu, chỉ 40-42 triệu là thực tế vào tay chủ.
Điều nguy hiểm ở farmstay nhỏ vùng Đông Bắc là chủ thường không tính toán cái này cẩn thận. Họ bắt đầu với mơ mộng "một phòng 2.5 triệu đồng mỗi đêm, năm mươi phòng mỗi năm, thế là 250 triệu". Nhưng họ quên rằng: nhà phải xây, điện phải dự trữ, nước phải có sẵn, đường vào phải sửa chữa dù đó là tháng một khách cũng không có. Tiền điện ở vùng núi phức tạp vì phải bơm nước từ nguồn, sưởi ấm khi thời tiết lạnh, chi phí thực tế là 1.2-1.5 triệu mỗi tháng cho farmstay bảy phòng, không phải cao hơn. Tiền nước phải dự trữ vì hạn nước là thường xuyên ở Đông Bắc. Để hiểu rõ hơn, điểm hòa vốn (break-even point) được tính bằng công thức: Chi phí cố định chia cho (Giá bán mỗi khách đêm trừ đi chi phí biến phí mỗi khách đêm). Với dữ liệu thực tế của farmstay vùng này, break-even point thường ở mức 5-8 khách đêm mỗi tháng, không phải 20 khách như nhiều chủ dự tính.
Khi chủ farmstay không tách rõ hai loại chi phí này, họ dễ rơi vào tình huống: nhận tiền khách vào, liền chi tiêu mà không biết cái nào là "lợi nhuận thực" cái nào chỉ là "hoàn lại chi phí cố định đã phát sinh". Chẳng hạn, một tháng họ thu 50 triệu từ khách, nhưng chi phí cố định đã 10-12 triệu, chi phí biến phí thêm 15 triệu, hoa hồng OTA thêm 8 triệu. Lợi nhuận thực chỉ 15-17 triệu. Nếu họ không biết con số này, sẽ tưởng mình "làm lợi 50 triệu", liền rút tiền đầu tư vào khác, rồi tháng sau không có tiền để sửa chữa nhà cửa hay trả điện. Đó là tôi đã chứng kiến ở Bắc Kạn. Chi phí nhân sự cũng cần tính toán kỹ: không chỉ lương nhân viên phụ bếp, mà cả chi phí cơ hội của chủ farmstay và gia đình khi bỏ thời gian nông nghiệp để chạy quán. Nếu nông dân bỏ lúa để làm farmstay, mất 20 triệu thu nhập nông nghiệp mỗi năm, đó là chi phí cơ hội cần tính vào lợi nhuận ròng.
THỰC TẾ TRÊN MẶT ĐẤT
Để thấy rõ vấn đề này, tôi sẽ mô tả một trường hợp cụ thể. Chị L. ở huyện Bắc Kạn, dân tộc Tày, mở farmstay ba năm trước. Ban đầu chị có ba phòng, rồi mở thêm bốn phòng khi "business" tốt. Nhà chị nằm trên sườn núi, ruộng vàng phía dưới, rất đẹp. Du khách tổ chức tour từ Hà Nội, khoảng 1.2-2.2 triệu một đêm một phòng kèm ăn sáng tối (giá thực tế ở Bắc Kạn năm 2023-2024).
Chi phí cố định của chị L. hàng tháng khoảng: điện 1.2-1.5 triệu (bơm nước, sưởi), nước 1 triệu, sửa chữa nhà cửa (trung bình) 2 triệu, lương nhân viên phụ bếp 4 triệu. Cộng lại, mỗi tháng khoảng 8.2-9.5 triệu dù chị không có khách nào. Chi phí biến phí mỗi khách đêm: thức ăn 400 ngàn (tính được từ số lượng khách thực tế), bừa rửa chén 100 ngàn, điện nước thêm 50 ngàn. Cộng khoảng 550 ngàn mỗi khách đêm. Thêm vào đó, nếu chị sử dụng Booking.com hay Agoda, phải trừ 15-20 phần trăm doanh thu cho hoa hồng, tức khoảng 180-240 ngàn mỗi khách đêm.
Kịch bản thực tế: Chị L. hàng tháng có 10-15 khách đêm (mùa cao điểm) đến 5 khách đêm (mùa thấp). Lấy số trung bình 12 khách đêm mỗi tháng — một con số chị từng đạt được ba lần trong năm. Doanh thu brutto: 12 khách x 1.7 triệu (giá trung bình) = 20.4 triệu. Sau khi trừ hoa hồng OTA (20 phần trăm): 20.4 - 4.08 = 16.32 triệu. Chi phí cố định: 9 triệu. Chi phí biến phí: 12 x 550 ngàn = 6.6 triệu. Lợi nhuận thực: 16.32 - 9 - 6.6 = 0.72 triệu (chưa đến một triệu đồng mỗi tháng).
Kịch bản lý tưởng mà chị đã tính lúc ban đầu: 20 khách đêm mỗi tháng (tức hai phòng lấp đầy hàng ngày), doanh thu brutto 34 triệu, sau hoa hồng 27.2 triệu, chi phí cố định 9 triệu, chi phí biến phí 11 triệu, lợi nhuận 7.2 triệu. Nhưng đó là lý tưởng. Thực tế, chị chưa bao giờ có bốn phòng lấp đầy toàn bộ một tháng. Mùa cao điểm (tháng 9 đến 11) có 10 đến 15 khách đêm mỗi tháng. Mùa khác có 3-5 khách đêm. Kỳ vọng lợi nhuận cao khiến chị xây nhà, mua nội thất, vay tiền từ chồng có tính tiền lãi (khoảng 1 phần trăm lãi suất hàng tháng tính riêng biệt). Đến năm thứ hai, chị mới hiểu là lợi nhuận thực không bao giờ bằng dự tính, và đó là khi chị đã chi "vôi hết" vốn. Chi phí nhân sự cũng được chị bỏ sót: chị và gia đình làm việc không lương, nhưng nếu tính chi phí cơ hội (nếu họ đi làm ngoài được bao nhiêu), con số này lại tăng thêm 10-15 triệu mỗi năm.
Một trường hợp khác là anh M. ở Tuyên Quang. Anh mở farmstay với cách tiếp cận khác: không vay, xây dần, bắt đầu hai phòng, tính toán từng khoản. Anh tách rõ: "Chi phí nhà cửa là cố định, phải có sẵn. Chi phí thức ăn tùy khách". Anh tính nếu mỗi khách đêm, anh phải chi 500 ngàn để phục vụ tốt (bao gồm hoa hồng OTA). Anh định giá 1.8 triệu một phòng đêm (sát với thị trường Tuyên Quang), lợi nhuận mỗi khách đêm từ doanh thu ít nhất 1.3 triệu. Anh chỉ mở thêm phòng khi phòng cũ đạt lấp đầy 60 phần trăm trong hai mùa liên tiếp. Hiện tại, anh ba phòng, lấp đầy trung bình 50 phần trăm, hợp lý. Anh không nợ nợ gì, vẫn còn lúa mà bán, plus doanh thu farmstay.
Sự khác biệt ở đây là: chị L. không tách chi phí cố định và biến phí từ lúc bắt đầu, cũng không tính hoa hồng OTA, nên quyết định mở rộng dựa trên mộng mơ. Anh M. tách rõ từ đầu, bao gồm cả chi phí trung gian, nên quyết định mở rộng dựa trên dữ liệu thực tế. Lợi nhuận thực của anh M. mỗi tháng ở mức 6-8 triệu (khi có 12 khách đêm), đủ để duy trì vốn và tích lũy thêm. Chị L. chỉ có 0.72 triệu nếu lấy mức trung bình, rõ ràng không đủ để bảo đảm tái đầu tư hoặc ứng phó với chi phí khẩn cấp.
GÓC NHÌN CHIẾN LƯỢC
Các farmstay nhỏ ở Đông Bắc cần học được bài học này: không phải tất cả chi phí đều có thể kiểm soát nhanh chóng. Chi phí cố định là "công nợ" dài hạn của chính quyết định đầu tư ban đầu của bạn. Bạn xây nhà rộng, điện công suất cao, bể nước dung tích lớn, thì mỗi tháng bạn đã "nợ" tiền điện, tiền nước, tiền bảo trì, dù không có khách. Vì vậy, trước khi xây, phải tính toán: giả sử tôi chỉ lấp đầy 50 phần trăm phòng (con số thực tế ở vùng này), tôi có thể chi trả chi phí cố định không, hay là tôi sẽ mất tiền?
Bài học thứ hai là: giữ vốn ban đầu nhỏ, tăng trưởng từ từ. Chỉ mở rộng phòng mới khi phòng cũ đạt lấp đầy 60 phần trăm hoặc hơn. Điều này không được dạy ở trường đại học, nhưng nó là luật sống thực tế của farmstay nhỏ. Farmstay không phải cơ sở kinh doanh khác nơi bạn có thể "liều lĩnh" vì khách du lịch không đến vào những tháng thích không thích — nó phụ thuộc vào mùa, thời tiết, sự kiện quốc gia, thậm chí tình trạng kinh tế quốc tế.
Bài học thứ ba: tính toán lợi nhuận thực từ lúc bắt đầu, không phải từ lúc "nhận tiền". Doanh thu không phải lợi nhuận. Lợi nhuận = doanh thu - chi phí cố định - chi phí biến phí - chi phí trung gian (OTA). Nếu bạn không tính rõ, bạn chỉ đang tự lừa mình. Hơn nữa, cần tính đến dự trữ khẩn cấp. Farmstay ở vùng núi cần dự trữ tối thiểu hai đến ba tháng chi phí cố định để ứng phó với thời kỳ khách ít hoặc chi phí khẩn cấp.
Một cảnh báo nữa: Đông Bắc là vùng hạn nước, gió mạnh, thời tiết khắc nghiệt. Ngoài ra, bão lũ cũng là thực tế: các tỉnh này từng chịu thiệt hại nặng nề từ các trận bão (2016, 2020). Chi phí sửa chữa, bảo trì nhà cửa ở đây cao hơn vùng khác. Bảo hiểm tài sản cũng cần xem xét. Nếu bạn không dự trữ chi phí cố định vừa đủ, năm mưa bão hay hạn nước sẽ đánh bại farmstay bạn. Không có dự trữ, bạn sẽ phải rút vốn từ các khoản đầu tư khác hoặc vay lôi thêm nợ, rơi vào vòng luẩn quẩn nợ nần.
Cần cũng lưu ý rằng khách du lịch farmstay có nhiều loại khác nhau: khách Tây phương và khách quốc tế thường kỳ vọng cao hơn khách nội địa, sẽ yêu cầu dịch vụ phục vụ tốt hơn, sạch sẽ hơn, tiện nghi hơn, từ đó tăng chi phí biến phí. Nếu bạn muốn phục vụ khách loại này, lợi nhuận biên (margin) không nhất thiết cao hơn vì chi phí cũng tăng.
KẾT BÀI
Quản lý tài chính farmstay nhỏ ở Đông Bắc không khó, nhưng nó cần sự "cơ động thông minh". Tách rõ chi phí cố định và biến phí từ lúc bắt đầu, tính toán điểm hòa vốn (break-even point), tính đến chi phí trung gian từ các nền tảng đặt phòng, quyết định mở rộng dựa trên dữ liệu thực tế, không phải mộng mơ. Với thu nhập nền tảng thấp của vùng, farmstay là cơ hội, nhưng nó cũng là trách nhiệm tài chính rất lớn. Chủ farmstay cần hiểu rằng: tiền từ du khách không phải là "tiền rơi". Nó là tiền phải "lẫn" với chi phí cũ, chi phí mới, chi phí dự phòng, trước khi nó thành lợi nhuận thực. Hãy lấy giấy, bút, tính toán doanh thu theo từng tháng trong năm (bao gồm cả mùa thấp), trừ đi từng khoản chi phí một cách cụ thể, rồi mới quyết định. Nếu bạn đang có ý định mở farmstay ở Hà Giang, Bắc Kạn, Tuyên Quang hay các tỉnh Đông Bắc khác, hãy bắt đầu nhỏ, tính toán cứng cỏi, tăng trưởng bền vững, thay vì vơ vét vốn ban đầu mà chưa hiểu rõ con đường phía trước.